Michal Milowicz, Loss Controller, Litasco SA
Nel trasporto multistadio del petrolio a livello globale, non tutte le gocce caricate vengono registrate. Sebbene il volume “perso” sia esiguo, inferiore all’1%, queste perdite si verificano centinaia di volte al giorno in tutto il mondo. Questa parte apparentemente trascurabile non viene ignorata dal settore. È per questo che è stato creato il “controllo delle perdite”.
Le perdite sono una realtà nel settore petrolifero: non tutto il petrolio caricato su una nave raggiunge la sua destinazione finale. Il nostro settore utilizza margini di protezione da decenni e la perdita di volume è stata presa in considerazione nei nostri contratti sin dall’inizio. Sebbene in questo articolo si parli di decimi di punto percentuale (che potrebbero sembrare trascurabili), è importante tenere presente che lo 0,1% di una consegna del valore di 70 milioni di dollari rappresenta un valore di 70.000 dollari. Una società commerciale può effettuare centinaia di spedizioni al mese e, sebbene le dimensioni e il valore dei carichi siano ovviamente diversi, il valore finanziario complessivo di una riduzione marginale delle perdite è innegabilmente significativo.
Le fonti di perdita sono molteplici: alcune derivano dalle proprietà fisiche del carico e dai processi naturali che si verificano durante le varie fasi del trasporto o della movimentazione del carico. Alcune sono causate da processi tecnici, altre da processi naturali e infine alcune perdite hanno origine da errori umani o dalla semplice avidità.
Che cosa si intende per “perdita”? La risposta è più complicata di quanto si possa pensare. Può essere semplice, come la consegna di una quantità di carico inferiore a quella caricata, ma è qui che i dettagli iniziano ad accumularsi e lì sta il problema. Quando si verifica una perdita, la prima domanda che dobbiamo porci è se una parte del carico è scomparsa in modo imprevisto o se in realtà è tutta lì, ma semplicemente non è stata misurata correttamente. Forse qualcuno ha dimenticato di chiudere una valvola e il carico ha riempito una sezione della tubazione che non doveva essere utilizzata (o addirittura ha chiuso la valvola di proposito per scopi illeciti). Forse il petrolio è stato mantenuto a temperature più elevate del previsto, causando un’evaporazione eccessiva. Oppure, durante le misurazioni, qualcuno ha commesso un errore o ha dimenticato di aggiungere una correzione specifica necessaria per quel particolare carico o per quelle particolari condizioni. Potrebbe anche trattarsi semplicemente di un errore di battitura durante l’inserimento dei dati o di un errore di copia e incolla. Tutti gli scenari ipotetici sopra descritti possono tradursi in una “perdita”, che deve essere verificata e riconciliata con il valore effettivo del carico, che viene infine stabilito su un documento cartaceo.
La determinazione della qualità e della quantità del petrolio greggio e dei prodotti petroliferi è un processo complesso e articolato in più fasi. Non tutto il processo è una scienza esatta: alcune fasi, infatti, richiedono più abilità che conoscenza scientifica. In altre parole, il processo non è accurato al 100%.
Storicamente, il petrolio greggio viene commercializzato in “barili di petrolio” come unità di misura. Un barile corrisponde a 42 galloni. I 2 galloni in più sono stati aggiunti per compensare l’evaporazione e le perdite previste, garantendo che il destinatario ricevesse i 40 galloni per cui aveva pagato. 2 galloni rappresentano il 5% del volume totale.
Negli anni ’80, prima che le navi cisterna a doppio scafo diventassero obbligatorie, la perdita accettata sulle consegne di petrolio greggio era compresa tra il 3 e il 5%. Un decennio dopo, la perdita accettata è scesa allo 0,5%. Qualche anno dopo, tale percentuale è scesa ulteriormente allo 0,3%, dove si attesta ancora oggi come livello medio e accettabile di perdita.
Le attuali clausole dei contratti di vendita, le polizze assicurative, i documenti di gara e le normative doganali fanno riferimento a una perdita dello 0,5% o dello 0,3% come valore standard. Non c’è stato molto incentivo a
indagare sulle perdite al di sotto di tali soglie. Nel mondo odierno, caratterizzato da margini sempre più ridotti e da una maggiore consapevolezza ambientale, anche le perdite apparentemente più piccole stanno ricevendo una seconda attenzione.
Viviamo nell’era dell’ottimizzazione. Il controllo delle perdite è un obiettivo relativamente facile da raggiungere che non solo può generare margini per le aziende, ma che ha anche un impatto sull’aspetto ecologico della nostra attività. È un momento in cui “eco” ed “econo” vanno di pari passo. Il petrolio “perso” rappresenta una perdita di denaro e/o un inquinamento effettivo.
Il processo di movimentazione del petrolio comprende molte fasi complesse, ognuna delle quali è imperfetta e quindi soggetta a generare perdite. Le società di trading petrolifero si affidano a fornitori di servizi che hanno il compito di garantire che ogni fase del processo sia eseguita nel modo più efficiente possibile. Con molte controparti coinvolte nell’attività, ciascuna con interessi contrastanti, è difficile garantire che questo standard di efficienza sia sempre rispettato. Solo grazie a una profonda conoscenza tecnica di ogni fase della movimentazione del petrolio è possibile identificare la causa principale della perdita o migliorare il processo stesso e ridurre le perdite.
Non è possibile controllare tutte le fonti di perdita. Ancora meno controllo è nelle mani di una società commerciale che, in genere, non è direttamente coinvolta nel processo di gestione sul campo. Tuttavia, queste perdite meritano sicuramente un’attenta analisi.
Esiste un approccio consolidato per il controllo delle perdite, che prevede indagini post-perdita o un maggiore controllo in tempo reale di una specifica operazione. Esiste anche un approccio proattivo che consente di individuare le fonti di perdita non evidenti tramite l’analisi dei dati in tempo reale. Questo approccio deve ancora essere ampiamente adottato.
Per contrastare la perdita di carico, possiamo inviare un nostro rappresentante (Superintendent) che assisterà di persona alle misurazioni e al campionamento. Un sovrintendente può assicurarsi che le procedure corrette siano seguite dagli ispettori indipendenti, dal personale dei terminal e dall’equipaggio della nave e verificare che i calcoli siano effettuati correttamente. Li nominiamo quando prevediamo che possano sorgere problemi, solitamente sulla base di esperienze precedenti nella località interessata o di altre complicazioni note. L’obiettivo di questo approccio è cercare di prevenire la perdita prima che si verifichi, piuttosto che determinare la responsabilità per la perdita a posteriori.
Se la perdita si è già verificata, analizziamo le informazioni disponibili sull’operazione in questione per capire come intervenire. Se necessario, possiamo richiedere ulteriori azioni, misurazioni o analisi da parte degli ispettori. Un’analisi dettagliata di ogni fase può evidenziare errori o carenze procedurali che possono mettere in discussione l’accuratezza delle misurazioni. In questo modo, potremmo individuare quella valvola rimasta aperta o persino quell’errore di battitura nei dati. Tutto ciò diventa la base della richiesta di quantità che possiamo poi presentare alla controparte nella speranza di recuperare il valore perso, dimostrando che c’è una discrepanza tra quanto effettivamente ricevuto e il volume registrato sulla carta.
L’approccio proattivo si basa sull’analisi dei dati di tutte le operazioni di carico e scarico dell’azienda per individuare eventuali tendenze collegabili a perdite ripetitive. Una volta identificate, si indaga sulla causa principale e si applica una contromisura appropriata.
Nell’era digitale, i dati ci permettono di decidere dove concentrare la nostra esperienza. Combinando le conoscenze specialistiche e l’approccio attento alle perdite dei vari reparti aziendali, possiamo ridurre le perdite medie ben al di sotto dei livelli accettati a livello globale. Un decimo di punto percentuale risparmiato può sembrare poco, ma se applicato al volume totale degli scambi dell’azienda in un anno, diventa davvero significativo.
L’expertise porta valore, ma il trucco sta nel sapere dove cercare.